MAIS DIGITAL, MENOS CUSTOS

Quer economizar tempo e dinheiro? Pare de usar papéis e preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar. Fazendo isso, uma empresa pode economizar de 30% a 40%, em média, dizem especialistas.

Além disso, quanto mais processos manuais estiverem envolvidos, maior a chance de erro. Existem ferramentas digitais, como softwares e robôs, para executar determinadas tarefas.

Se você fizer o controle de estoque de forma manual, com cadastramento de 30 itens em uma planilha de excel, demora uns 30 minutos, em média. Usando um software de gestão, que importa dados diretamente da nota fiscal, esse tempo cai para menos de 1 minuto.

A pandemia do coronavírus praticamente obrigou as pequenas e médias empresas (PME) a adotarem a transformação digital para sobreviver. O objetivo é parar de fazer tarefas repetitivas, como emitir nota fiscal, dizem especialistas ouvidos pelo UOL. Você ganha tempo e ainda identifica gargalos e falhas.

Empresa analógica não sobrevive mais de 5 anos

Para o consultor do Sebrae-SP, a digitalização vai muito mais além do que uso de tecnologias e automações.

É uma mudança necessária para qualquer empresa que deseja se tornar ágil e estar preparada para mudanças constantes e rápidas do mercado atual, hoje muito dinâmico, afirma Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP. Para ele, no atual cenário ser digital é quase uma questão de sobrevivência. “Arrisco dizer que empresas analógicas não sobrevivam por mais de cinco anos no mercado.”

Com menos gente, pequena empresa tem de poupar tempo

Diferentemente das grandes companhias, as micro, pequenas e médias empresas em geral não têm departamentos por segmentos (finanças, jurídico, contabilidade etc.). As tarefas são feitas por um “faz-tudo” ou por um grupo pequeno, responsável por tocar o dia a dia do negócio.

Daí a importância de usar a tecnologia para poupar tempo, reduzindo custos e minimizando erros, para aumentar a produtividade, a eficiência e o lucro.

As empresas têm processos de gestão de recursos, logística, gerenciamento de projetos, suporte aos consumidores, vendas e análises. Isso vai da compra de insumos até a venda do produto e satisfação do cliente.

“Podemos encarar uma empresa como um grande somatório de processos internos e externos”, diz Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios. E todos os processos de rotina podem ser digitalizados e automatizados.

Automação abandona papéis e libera pessoas

A digitalização é a otimização de um processo que antes era manual. Usa softwares e robôs. O que antes era feito em papel, com formulários e arquivamentos físicos, passa a ser agilizado.

“Há um fluxo digital. A informação pode ir passando de uma pessoa para outra, mas o tempo inteiro ela é rastreada e arquivada digitalmente” Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios

A partir do momento que é feito todo esse ciclo de digitalização, e nenhuma pessoa mais faz parte do processo, chega-se à automação.

A automação de processo é o último grau da digitalização, segundo Igreja. Ou seja, na automação, com uso de inteligência artificial, por exemplo, não há mais intervenção manual.

Isso acontece, por exemplo, no e-commerce: as pessoas compram pela internet 24 horas por dia, sem intervenção humana direta naquele momento.

Principais ferramentas

O mercado fornece várias ferramentas, e as mais procuradas são as que conseguem automatizar processos com custos e tempo menores e menos erros. Veja algumas delas:

ERP (“Enterprise Resource Planning”)

É um sistema de gestão que permite acesso fácil e integrado aos dados de uma empresa. Avalia ações para cortar custos e aumentar produtividade. Substitui, por exemplo, a inclusão manual de informações sobre a fabricação de um produto em planilhas.

CRM (“Customer Relationship Management”)

Indicado para vendas, marketing, comércio digital, atendimento ao cliente e suporte. Permite, por exemplo, a integração com os contatos do WhatsApp, fazendo o registro de todas as ações realizadas com o cliente. É uma das melhores formas de organizar o departamento de vendas e visualizar o caminho de vendas da empresa.

SCM (“Supply Chain Management”)

Usado para compras, planejamento e execução da cadeia de suprimentos. Faz controle de estoque e dispara automaticamente a compra de algum dos itens, evitando a compra em excesso.

PPM (“Project and Portfolio Management”)

Gerencia projetos e portfólio. Quando os projetos são analisados em conjunto, é possível mensurar o impacto na empresa como um todo.

Getty Images/iStockphoto/Warchi

Como escolher a melhor ferramenta?

“Cada empresa tem uma realidade diferente e deve-se levar isso em consideração para qualquer tomada de decisão. Não há uma receita de bolo ou processo padrão”, diz Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP. Segundo o consultor, o que se deve fazer antes da contratação de um software é a verificação de quais atendem as necessidades da empresa.

“Em um primeiro momento, o ERP ajuda o gestor a administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar e automatizar os pedidos de compras, controle de estoque, gestão de documentos, certificações, medição da produtividade, rotinas contábeis, fiscais etc. Quanto menos ferramentas forem utilizadas para executar as tarefas, melhor. Isso aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva”, afirma Oliveira.

Sem esse software, a empresa precisa lidar com planilhas excel gigantes e anotações em documentos manuais, com alto risco de erro nas tarefas.

Antes entenda como sua empresa faz as coisas

Melina Alves, CEO e fundadora da DUXcoworkers, consultoria focada em experiência do usuário, diz que, antes de a empresa contratar ferramentas tecnológicas, é preciso compreender e mapear as tarefas executadas. A partir daí, a empresa pode encontrar melhores soluções. Veja suas dicas a seguir:

Departamento administrativo/financeiro

É comum o gestor se preocupar apenas com o fluxo de caixa, e não ter uma visão estratégica maior. Vale investir em plataformas de gestão e controle financeiro que possibilitem essa visão mais geral.

Produção

Depende do que é produzido. Se forem bens de consumo, vale ter programas que padronizam e qualificam a produção, de forma a manter os produtos sempre nas mesmas medidas e tamanhos para ter uma relação de consumo melhor.

Imagem: Getty Images/iStockphoto

Vendas

O ideal é não depender exclusivamente do ponto de venda, mas diversificar os canais, ainda que haja um mais importante, e os demais sejam um diferencial. A ideia é sair da dependência física, criando contatos digitais (Facebook, Instagram, WhatsApp e outros marketplaces). Vale se posicionar na busca do Google, aparecer com dados no Google Maps, com informações bem básicas, como descrição das atividades, serviços e o telefone para contato e vendas.

Fonte: UOL

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